הוספת לוחות שנה של משתמשים נוספים באאוטלוק 2003 היא פעולה פשוטה למדי, דבר שהשתפר מאד מגרסאות אאוטלוק הקודמות.
נכנס ללוח השנה או Calendars ונלחץ על פתיחת לוח שנה משותף
תתקבל תיבת דו שיח לבחירת שם המשתמש שאת לוח השנה שלו רוצים לראות, ניתן לרשום את שמו או ללחוץ על כפתור Name ולבחור אותו מרשימה.
לאחר שבחרנו את לוחות השנה הרצויים ניתן לראותם במקביל בכדי לקבוע פגישות וכו'.
ניתן להסיר לוח שנה מסויים מהתצוגה ע"י הסרת סימון ה V שליד שמו.
ניתן להסיר לוח שנה מהרשימה ע"י לחיץ ימני והסרת לוח שנה.
